會議知識

如何組織一場高效率的會議?

瀏覽:3353 發布時間:2016-03-27

1、在組織一次會議之前,一定要明確此次會議的目的。會議不論大小、規模,都要有明確的會議議題及所要討論、解決問題,並要讓參會人員知曉,並提前做好準備工作。如果有會議資料需要讓參會人員了解,一定要及時發放並叮囑參會人員閱。
2、參會人員範圍一定要準確。一般參會人員需要組織人員、主持人、會議參與者和記錄人。會議參與者範圍既不能過大也不能過小。人數過多,表達意見過多、分散,不易形成統一意見,而且也容易造成會議時間的冗長;人數過少,不能有效收集意見。
3、做好會議前的準備工作。會議前準備工作應包括發放會議通知,通知內容全麵,應包括時間、地點、議題、參加人員、會議議程及所需時間、會議要求等,同時要確保發放到位,避免因為參加人未接到通知而影響參會的情形出現。會議現場的布置(包括會場宣傳橫幅的懸掛、會議座次安排、席簽、水果、茶杯、鮮花、資料、會議桌擺放形式)、調試好燈光、音響、空調等電子設備。
4、會議過程中,要充分發揮主持人的協調作用。合理安排次序,一般重要的議題放在前麵討論。在開會時,要注意緊緊圍繞會議議題發言,同時要控製好發言時間,有的企業為了控製時間,設置鬧鍾、提示器等設備進行提示,當發言人離題太遠,也可以提醒主持人製止。當會議議題爭論不下時,主持人應及時進行會場協調,保證會議順利進行。
5、會議過程中,還有做好服務。例如每隔一段時間就要讓服務人員續水、會議有時需要臨時增加與會人員,應及時通知等等,還有就是突發情況的及時處置。
6、會議結束後。有些重要的會議,還需要在會後形成紀要,應督促會議記錄人員及時整理會議紀要,呈送相關領導審閱、下發。同時要根據會議記錄的決議事項,加強執行監督。
7、會議最後形成的會議文件要及時歸檔。別忘了,對於會議組織者要及時對會議整個組織流程進行反思,有哪些環節做得不夠好,有哪些環節做的好,及時總結,慢慢製定出會議組織的標準流程,這樣既能節約時間、提高效率,也避免遺漏事項。